“大文字・太字”は見出しじゃない！　Wordの正しい目次の作り方

MicrosoftのWordって、いじっていると何となく使えてしまうので「ほぼ自己流」という人も多いのではないでしょうか？

今回は「自己流Word」の中でも作業効率を大きく左右する「なんちゃって見出し」のお話です。

目次は自動生成におまかせする

たとえば資料に目次が必要なとき、どうやって作っていますか？

それは面倒！　どうりで残業が減らないわけだ（笑）

Wordには「目次を自動生成する機能」というのがあるんです。

[参考資料]→[目次] で、カーソルを置いた場所に目次が自動生成されます。（Mac版は [参照設定] から）

作成途中で見出しを変更しても、ページ数が変わっても、[目次の更新] を押せば自動で最新版に更新してくれます。自分で目次をいじる必要はありません。

めちゃくちゃ便利な機能ですよね！

それ、見た目は「見出し」っぽくてもWordには見出しとして認識されていない状態です。

見出しは「大文字、太字」ではない

人間の目には「大文字で、太字の目立つ部分が見出し」に見えますが、コンピューターの見方は違います。

ただフォントを大きくして太字にしても、それは本文の文字を装飾しただけ。これはコンピューターが見出しとして認識しないため、目次にも反映されません。

「見出し」として設定されている行こそが「見出し」なんです。

見出しを設定する方法

[ホーム]→[スタイル]で「見出し1」「見出し２」を選びましょう。カーソルのある行が丸ごと見出しに設定されます。

そうなんです！　Wordのスタイル機能があまり普及しない理由の一つが、初期設定のスタイルの地味さにあるんです。

Wordの初期設定が地味すぎる問題

参考までに、

Macに標準装備されている“Wordっぽいアプリ”であるPagesでは、デフォルトで見出しのフォントがいい感じに設定されています。

フォントとか悩まなくても、スタイルをピッピッピッと指定するだけで見栄えのいい文書が出来上がります。

（これ見た瞬間、WordからPagesに乗り換えようかと思ってしまいました）

Googleドキュメントも、Pagesほどではありませんが実務的な書類なら初期設定のまま使えます。

これらと比べてしまうと・・・Wordのデフォルト見出し（游ゴシックLight）は貧相に見えてしまいます。

そうですね。Wordはスタイルを自分で設定するしかありません。

でも、スタイルを設定したら文書内のすべての見出しをワンクリックで揃えられます。面倒なのは最初だけ。頑張りましょう！

スタイルを設定して、すべての見出しに一括反映！

スタイルの設定には２つのやり方があります。「スタイルの変更」ウィンドウから設定する方法と、文書中で選んだフォント設定をスタイルに登録してしまう方法です。

方法① 「スタイルの変更」ウィンドウから設定する

スタイルの見本が並んでいる「スタイルギャラリー」の右端にある展開ボタンをクリック、または「見出し」を選択して右クリックすると「スタイルの変更」というウィンドウが出てきます。

ここで見出しのフォントや字下げ、通し番号などを設定できます。

見出しのスタイルを変更すると、文書中にある同じ階層の見出し全部に一括で反映されます。

方法②　文書中で設定したフォント等をスタイルに登録する

[ホーム]→[スタイル] で見出し１を設定します。例の地味なフォントの見出しになります。

次に文書内で [ホーム] からフォントやサイズを好きなように設定します。

そのままマウスのポインタをスタイルギャラリーに戻し、「見出し１」の上で右クリック。

すると「選択個所と一致するように見出し１を更新する」という表示があります。

これをクリックすると、見出し１のスタイルが決定。以降は見出し１を設定するたびに同じスタイルが適用されます。

まとめ

• 目次は手入力せず自動生成する
• [スタイル] で見出しを設定しないと目次に反映されない
• 大文字、太字はただの文字装飾
• スタイルを設定すれば文書内の見出しを一括で揃えられる

見出しを「スタイル」で管理できるようになると、目次の自動生成もフォーマットの統一も一気に楽になります。

「自己流」から一歩抜け出して、効率的かつ美しい文書づくりに挑戦しましょう！